Take-Off-Day für Filmteams

Einen reibungslosen Ablauf von Filmarbeiten kann nur stattfinden, wenn das Team über eine effektive Kommunikations-Kultur verfügt. Werden Kommunikationswege nicht präzise gestaltet, kommt es während der Produktion zu Konflikten und Missverständnissen, die letztendlich Qualitätseinbußen im Filmergebnis nach sich ziehen und ansteigenden Produktionskosten verursachen.  

Das Problem besteht darin, dass bei Dreharbeiten Kreativität auf knallhartes Business trifft. Hier müssen verschiedene Gewerke ineinandergreifen, müssen sich inhaltlich und organisatorisch abstimmen, schnell und reibungslos, ergebnisorientiert und kostenbewusst arbeiten. Die Komplexität der Aufgaben, Zeit- und Kostendruck, extravagante Persönlichkeiten, Hierarchien und Machtstrukturen machen die Kommunikation in Filmteams zu einer besonders komplexen Herausforderung. Umso wichtiger ist es, diese zu klären, bevor es los geht mit dem Stress am Set.  

Eine effektive Kommunikation in Filmteams ist darauf ausgerichtet, dass alle am Prozess Beteiligten zu jedem Zeitpunkt über alle Informationen verfügen, die für ihn oder sie zu dem Augenblick wichtig sind. Nur so können die momentan anstehenden Aufgaben bestmöglich erfüllt und die künftigen Herausforderungen effektiv vorbereitet werden. 

In einer vorbereitenden Besprechung zwischen dem Produzenten, Regisseurin, Produktionsleiter und Aufnahmeleiterin wird das für die Produktion spezifisches Organigramm erarbeitet und Besonderheiten, wie Kooperationsgemeinschaften, Zusammenarbeit mit Sendern und externen Geldgebern, besprochen. Diese Informationen dienen der Produktionsklärung und zur Vorbereitung für den Take-Off-Tag.  

Der beste Tag für das Take-Off ist der Tag, bevor die Gewerke ihre Produktionsräume beziehen. Benötigt wird dafür ein ganzer Arbeitstag von acht Stunden. An diesem Workshop nehmen alle Head of Departments mit ihrem jeweils ersten Assistenten oder ihrer jeweils ersten Assistentin teil. Nach einem kurzen Kennenlernen wird das Organigramm der Produktion vorgestellt und gegebenenfalls ergänzt. 

Dann geht es darum, die besonderen Herausforderungen, mit denen die einzelnen Departments konfrontiert sind, zu sammeln und spezifische Bedürfnisse zu analysieren. Gemeinsam werden die Kommunikationswege im Team erarbeitet und sichtbar gemacht, Kommunikationsschnittstellen und Ansprechpartner benannt und hilfreiche Kommunikationsregeln aufgestellt. Außerdem ist es wichtig, zu klären, mit welchen technischen Kommunikationstools gearbeitet wird und sicher zu stellen, dass jeder darüber verfügt.  

In der Phase der Gruppenarbeit arbeiten alle Departments mit Hilfe eines Fragenkatalogs ihre eigenen interne Kommunikationsstrategie, legen fest, bei wem Informationen gesammelt, gebündelt und weitergeleitet werden. 

Zurück in der großen Runde stellt jedes Department seine Strategie vor. Nun gilt es, die Kommunikation zwischen den Departments sinnvoll zu verknüpfen und ein entsprechendes Schaubild zu erstellen, welches dem gesamten Team zur Verfügung gestellt wird. 

Nun kann sich jedes Teammitglied jederzeit orientieren, wer sein Ansprechpartner für welche Belange ist, und auf welchem Wege dieser zu erreichen ist. So werden Informationswege klar strukturiert und deren Einhaltung überprüfbar. 

Die systematische Erarbeitung von Kommunikations-Strategien ist ein wichtiges Tool, um Film- und TV-Dreharbeiten effektiv und konfliktarm zu gestalten. Der ungehinderte Informationsfluss fördert die Zusammenarbeit und die Stimmung im Team, beugt folgenschweren Missverständnissen vor, eröffnet neue Freiräume für kreatives Arbeiten und spart vermeidbare Produktionskosten. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, um einen Film in der bestmöglichen Qualität zu produzieren.

Der Take-Off-Day ist eine Investition, die zwar zu Produktionsbeginn Zeit und Geld kostet, aber letztendlich zusätzliche, unkalkulierbare Ausgaben zu vermeiden hilft.

Die effektive Kommunikation in Filmteams mit Hilfe eines Take-Off-Days zu erarbeiten, ist meines Erachtens ein echter Gewinn für die Branche und lässt sich von Filmteams auf Serien-, Show- und diverse TV-Formate übertragen.